¿Ya pensó bien en el título?

Una de las mejores herramientas del email (y probablemente la más olvidada) es el título del email.
¿Por que es tan importante? Hay varias razones:
1. Su receptor identificará inmediatamente de que se trata su correo (ejemplo: referente a la factura 234, o, Confirmación para la junta del jueves).

2. Cuando su cliente esté buscando su correo, será más fácil de encontrar

3. Cuando USTED esté buscando el correo que envió, también será más fácil de localizar (para darle seguimiento, por ejemplo)

Visto esto, siempre hay que tener en cuenta cual es la mejor manera de escribir el título de cada e-mail que mande.

Cosas que no debe hacer:
1. Poner su nombre en el título del email. Ese viene en su correo, ¿para que repetirlo?

2. Poner algo genérico (saludos, hola, buenas tardes). Esta formula esta bien para un email personal, pero es poco explicativo para un email comercial.

3. No utilice títulos demasiado largos ("este email es para recordarle el pago de la factura.... "). Eso debe ir en el cuerpo del correo.

4. Añada información al final. Si usted está respondiendo a un correo o dándole seguimiento, añada esta información al final del título. Por ejemplo RE: pago de factura -GRACIAS POR SU PAGO.

Si le da más valor a su título, su correo tendrá mejor penetración con su cliente. No deje pasar este pequeño detalle para obtener grandes beneficios.

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¿Cuantos correos hay en su bandeja de entrada?

Este es uno de los problemas más típicos con los que me encuentro todos los días: una bandeja de entrada con cientos de correos, a veces más, a veces menos, pero simplemente, imposible de manejar.

Lo que ocasiona esto es que cuando se quiere buscar un correo en particular (una cotización, una oferta, seguimiento de un proyecto) usted tiene que lidiar con toda la lista para poder encontrar lo que esta buscando.

La solución del problema empieza con encontrar el "número mágico". Considere su buzón de entrada como el número de pendientes que tiene usted respecto a sus correos.

Por ejemplo, mi número personal es 20. Esto significa que no permito que haya más de 20 correos en un momento dado en mi buzón de entrada. Son 20 pendientes que tengo que atender en el transcurso del día.

Encuentre su propio número de pendientes con los que se sienta cómodo. Puede ser cualquier número, solo considere que si el número es muy alto, es probable que nunca termine esos pendientes.

El siguiente paso es revisar sus correos uno por uno y aplicar estos pasos:

Contestar:
Cada correo que requiera de su atención personal e inmediata, contéstelo lo más pronto posible. Una vez hecho esto, decida según los pasos siguientes que debe hacer.

Asignar:
Si el correo debe atenderlo otra persona, reenvíelo a esta persona con las instrucciones de lo que debe hacer y archive su copia en un directorio llamado "asignados" para que pueda revisar con su personal si ya fue atendido. (¡También mandele una copia de este boletín para que sepa que debe hacer!) En otro boletín hablaremos sobre la creación de directorios.

Como el correo llegó a su buzón, no olvide responderlo explicándole a la persona que lo envió que su asunto será atendido por un tercero.

Archivar:
Si el correo vale la pena de ser conservado, páselo a otro directorio. Su herramienta de correos le permite crear distintos directorios como "Cotizaciones", "Noticias", "Clientes", etc. Lo importante es que si ya no requiere su atención inmediata, ya no debe estar en su bandeja de entrada.

Borrar:
Si el asunto ya fue atendido y no vale la pena archivarlo, bórrelo de su buzón de entrada.

Si maneja estos puntos y trata de conservar su "número mágico" de correos en su buzón, usted será más productivo y su correo se convertirá en una herramienta útil y no en una carga.

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Feliz Navidad y Prospero sitio web

Al fin navidad y fin de año a la puerta. Es momento de recapitular sobre lo que hemos hecho este año y lo que viene el próximo. Todos tenemos mucho en que pensar.

Uno de los puntos importantes es nuestro trabajo. Es momento de revisar los papeles viejos que se han acumulado en el escritorio y repasar aquellos puntos que no hemos podido hacer por las prisas del trabajo.

Entre estas cosas, aproveche para echar un vistazo a su página web para asegurarse que este funcionando bien y empiece a planear para el próximo año. Esta es la época perfecta para este tipo de trabajo.

1. Revise si su página web aún existe. ¿Ridículo? Usted se sorprendería del número de páginas web que ya no existen, simplemente por que a nadie se le aviso que había que renovar los servicios, o lo que es peor, dejaron que su dominio expirará y ahora aparece la página web de otra compañía (o alguien esta vendiendo su dominio al mejor postor). Asegúrese de que sus servicios estén al día y funcionando. Consulte periódicamente con su proveedor de servicios.

2. Verifique que los datos de contacto de su página web estén actualizados. Mucha gente consultará su página y querrá hablarle por teléfono: ¿Él que aparece en la página es el correcto? ¿Incluye la lada de su estado? ¿Están todos los teléfonos donde un posible cliente pueda contactarlo?
También asegúrese de que si dirección este bien anotada e incluya todos los datos que un cliente pueda necesitar. Si incluye un mapa de su ubicación, aún mejor. Vea este ejemplo: (mapa de la oficina)

3. Revise todos sus cuentas de email. Puede suceder que a lo largo del año haya habido cambios de personal o tenga nuevos miembros en su equipo de trabajo. Vea que todas las cuentas estén actualizadas y cada persona tenga su propio correo de la empresa (no deje que utilicen uno de yahoo para comunicarse con sus clientes). Elimine aquellas cuentas que ya no están en uso.
Aún más importante: revise la cuenta de administración (tiende a saturarse por que nadie la revisa) y vea a que cuenta están llegando los emails que salen desde su página web (¡comúnmente la cuenta de administración!)

4. Haga inventario. ¿Aún ofrece todos los productos y servicios mencionados en su página web? Es común que algunos productos cambien, se descontinúen o sean remplazados por nuevas versiones. Lo mismo aplica para sus servicios, noticias, contenido, etc. Entre más actualizada este su página, más útil será para sus clientes.

5. Compruebe las ligas. Cuando su sitio va cambiando es probable que algunas páginas se hayan perdido o simplemente no carguen bien. Si revisa su sitio puede que encuentre alguno de estos errores antes de que lo hagan sus clientes.

6. Actualice su imagen. Cambie su página si ya tiene más de un año igual. Recuerde que todo por servir se acaba, y si sus visitantes siempre encuentran lo mismo no tienen ninguna razón para regresar.

7. Verifique que dominios hay disponibles para su página. Es probable que usted haya contratado un dominio .com.mx si el .com estaba ya ocupado. Sin embargo, cientos de dominios no son renovados diariamente. Si echa un vistazo es probable que se encuentre con una agradable sorpresa y un nuevo nombre de dominio para añadir a su página.

8. Planee su campaña. Esta también es una buena época para planear su presupuesto para anunciar su página web. Generalmente una campaña web es bastante económica, y bien manejada redituará lo que haya invertido en ella.

9. Por último, si usted no tiene aún su página web, este es el mejor momento para empezar. Contrate sus servicios y empiece a familiarizarse con los sistemas que vienen incluidos. Esto siempre toma algún tiempo y es buena idea empezar de una vez y empezar el año con el pie derecho.

Espero que estos consejos le sirvan para desarrollar mejorar su página web y que el próximo año sea prospero y feliz para usted y los suyos.
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