¿Quiere que otro revise sus correos electrónicos?

Para un propietario de negocio en línea, una de las cosas más difíciles de hacer es permitir que otra persona revise su cuenta de correo electrónico.

Incluso para los más conocedores del outsourcing, les es difícil que le permitan a un asistente revisar su bandeja de entrada. Uno de los mayores miedos es que nadie más puede dar el mismo tipo de servicio al cliente que usted puede proporcionar. Antes de tomar una decisión final, realmente necesita pensar acerca del resultado final y cómo usted puede seguir dando un buen servicio mientras usted destina parte de su tiempo a ser más productivo en otras tareas.

El objetivo es encontrar un sistema que le permita hacer outsourcing del manejo de estas solicitudes y todavía ser capaces de comprobar cómo van las cosas.

El uso del “Help Desk” (Mesa de ayuda) es una de las mejores maneras de manejar grandes cantidades de correo electrónico que llegan pidiendo ayuda sobre un tema en particular o producto. El cliente entrará al sistema y enviará su pregunta, el cual será procesado y enviado a la persona que fue asignada para contestar los mensajes. Luego, el asistente entrará al sistema y responderá el mensaje lo antes posible. El cliente podrá revisar el estatus de su pregunta o ver el registro de los mensajes enviados. Esto también proporcionará un registro para su asistente y para usted, en caso de que necesite consultarlo.

En algunos sistemas, incluso puede definir una alarma para que cada cierto número de días, le envíe una alerta cada vez que un ticket ha estado inactivo por un largo período de tiempo. El uso de este sistema le dará la seguridad de que sus asistentes están respondiendo los mensajes en una adecuada cantidad de tiempo, mientas le permite a usted estar libre de dicha actividad.

Pero, ¿qué pasa si el Help Desk es muy complejo para sus necesidades o simplemente no le gusta usarlo? Aquí hay dos métodos sencillos que usted puede utilizar.

1. Use el correo electrónico basado en web. La mayoría de los servicios de hospedaje web le incluyen un sistema de correo web (squirrel mail, webmail, etc). Simplemente haga que su asistente revise y procese los correos a través del navegador. Sus correos electrónicos están almacenados en su cuenta de hospedaje web, así que allí permanecerán por si alguna vez usted necesita revisarlos.

2. Otro método es utilizar IMAP. Cuando su asistente configure su lector de correo electrónico para revisar su cuenta de correo, pídale que elija la opción IMAP en lugar de POP como su Servidor de Correo Entrante. Funciona de la misma forma que su cuenta de correo electrónico. La gran diferencia entre los dos es que los mensajes de correo electrónico NO serán almacenados en computadora, pero se mantienen en línea para su revisión. Esto hace que sea una solución ideal si usted revisa sus correos desde diferentes computadoras. Casi todos los lectores de correo electrónico populares son compatibles con ésta función.

La ventaja del uso de IMAP es que usted no tendrá que asumir todos los costos de la instalación de un nuevo sistema o que su asistente gaste tiempo en aprender a utilizar un nuevo programa. Usted puede configurarlo rápidamente y tener a su asistente listo para revisar los mensajes. Sólo hay que tener en mente una cosa, los mensajes ocupan espacio en su cuenta de hospedaje web, así que hay que tener cuidado de no exceder su cuota de espacio.

Estas soluciones sencillas deben darle un buen comienzo. Pronto se dará cuenta de lo más productivo que puede ser sin que se preocupe por los mensajes de correo electrónico.

Fuente: www.site-reference.com